从很多方面来看,管理erp项目就像驾驶一艘大船。在一艘大船上转舵的时候,并不意味着船身马上就会响应并改变方向。如果船长不能预计前方可能会存在的危险,等到发现情况再转舵时就有点晚了。企业的erp项目类似于泰坦尼克号,如果计划不周,就容易导致项目延期、超预算以及大量的重复工作。我们在前面的文章中已经讲了,erp实施不可能一帆风顺,但是好的项目计划可以帮助减少因为执行不到位所带来的问题。也就是说,企业要会通过制订好实施计划来尽可能地避开erp实施路上的冰山。
《掌控你的erp命运》一书的第七章,旨在探讨企业该如何制订好erp实施计划。这篇文章,我们先来谈谈企业在制订erp实施计划时要注意的三个问题。
1)不要把销售建议书当成erp项目计划
很多企业会把erp厂商或者咨询公司的实施顾问所提交的销售建议书当成erp项目计划(包括项目范围、所需资源、进度计划、项目预算等等),这是很不可取的。因为顾问们在这个阶段所制订的工作说明、成本预估以及进度计划,大部分是脱离企业实际的。
实施顾问的销售建议书,只能用来帮企业甄选顾问,却不能用来帮企业管理erp项目。公平点说,实施顾问在与企业签约以前,他们既没有足够的信息,也没有充分的理由去为企业制订一个有效的项目计划。
从erp厂商或者咨询公司的角度来看,如果他们提交的建议书没有被企业接受,那么这些建议书是不会给他们带来任何收入的。因此他们在打单的时候,会花很多时间去努力拿下客户,而很少会花时间去做一份有效的建议书。
从企业的角度来看,这些销售建议书的主要目的,就是用来帮企业选择最合适的实施顾问、完善企业的项目整体规划,同时通过参考这些销售建议书来帮企业对erp项目做出更合理的预估。只有当erp项目的组织架构正式搭建好了,顾问们也进场了以后,这时候才能一起制订一份真正有效的项目计划。
2)由企业自己来制订erp项目计划
对erp实施比较了解的人都知道,让企业的关键员工参与erp项目是非常重要的一件事情。然而令人诧异的是,很多企业都是让外部顾问们闭门造车,让他们凭空为企业制订一个“详细”的项目计划来作为开端。然后项目小组把这份项目计划当成艺术品一样公之于众,并汇报给高管签字。
企业务必要记住,请人帮忙制订计划跟自己制订计划是非常不同的。如果企业让实施顾问来制订项目计划,那么制订计划的主动权就放在了错误的地方。这个问题可以从企业管理层向实施顾问们所说的话体现出来,“你们制订的这个计划不错,现在快马加鞭,把这个计划落到实处吧!”
非常有趣的是,即使是最好的实施顾问,对于自己凭空为企业制订的erp项目计划也是感到羞愧的。因为通过这种方式制订项目计划,会带来下面的几个问题:
首先,它使得企业的项目小组成员从一开始就没有深度参与到erp项目里面去。对于erp项目来说,先不谈别的,至少应在计划制订阶段让企业自己的员工参与进来,以便让erp项目有一个好的开始。
第二,如果项目经理和领导小组在制订项目计划的时候没有投入进去,那么他们就不能充分理解这个计划。只有当他们自己动手去制订项目计划的时候,他们才会更加地重视erp项目。与此同时,项目管理顾问可以就如何制订好计划提供必要的知识、指导和工具,同时确保所制订出来的项目计划是有效的。
第三,不管顾问们对企业做了多少分析,他们也不可能对企业有很深入的了解,而这种深入了解对制订好项目计划是非常重要的。另外在制订计划的时候,如果不能从实施小组组长、业务分析人员、it经理、实施顾问以及编外实施人员吸取建议的话,就错过了一个把计划制订好的机会。同时会导致这些将来要执行计划的人,不能很好地支持计划。
3)为制订好项目计划获取必要的帮助
企业在制订erp项目计划的时候是没有捷径可走的。如果需要相关的理论教育或者实操培训才能把计划制订好,那么就应该让大家去接受这些教育与培训。如果需要更多的有关项目管理的建议以便制订一个有效的计划,那么该花的钱还是要花的。要说明的是,如果企业聘请的项目管理顾问不能在计划制订方面有所作为,那么他也不会在其它地方有所作为。
企业在一开始制订项目计划的时候,可以选用一些不同类型的计划模板,比如项目管理图表、详细进度计划、岗位职责清单、项目预算表格、项目范围清单等等。需要注意的是,在用这些计划模板的时候,如果不根据企业项目的具体情况进行裁剪而是生搬硬套的话,就很容易导致废话连篇、过程繁琐,同时也缺乏实质内容。